בכל הנוגע לעבודה, בקרב בין שיחת טלפון לאימייל אני תמיד אעדיף לקבל אימייל. כאשר מישהו מתקשר לדבר איתך על נושא מסויים או לשאול שאלה, הוא כופה את עצמו על תשומת הלב שלך בזמן שנוח לו ולא בזמן שבהכרח נוח לך. כאשר מישהו שולח לך אימייל, לעומת זאת, אתה יכול לרפרף בעיניים על הכותרת, לתעדף לעצמך את זה ביחס לשאר הדברים שאתה עושה באותו רגע ולפעול בהתאם.

אבל גם אימייל יכול להיות גוזל זמן רציני אם לא כותבים אותו נכון. עדיף להשקיע עוד כמה דק' בלכתוב אימייל מנוסח כראוי עם כל המידע הנחוץ, מאשר לתת לצד השני להתמודד עם מידע חסר ולסבול את ההשלכות של זה מאוחר יותר, בין אם מדובר במשימה שלא מתבצעת כראוי או בחילופי מיילים של הבהרות שהיו יכולים להחסך.

יש מספר בעיות באופן שבו אנשים רבים שולחים מיילים, אז הנה כמה מהנפוצות:

  1. כותרות משמעותיות – אל תשלחו אימייל עם הכותרת "רציתי לשאול אותך משהו" או "בעייה" או כל משפט גנרי אחר. מי שמקבל את האימייל לא תמיד מטפל בו באותו רגע. כאשר הוא יעבור על המיילים שלו מאוחר יותר, אתם תרצו שהכותרת של המייל שלכם תזכיר לו במה מדובר עוד לפני שייכנס לאימייל עצמו בשביל לקרוא את הפרטים. כתבו כותרות משמעותיות כמו "באג בשליחת אימייל מתוך המערכת" או "איחור בחתימה על מסמך שקר כלשהו".
  2. תוכן, תוכן ועוד תוכן – אל תניחו שהבן אדם שמולכם יודע על מה אתם מדברים או שכבר יש לו את המידע. גם אם דיברתם על אותו נושא מוקדם יותר באותו יום זה לא אומר שהצד השני זוכר את השיחה. תשקיעו עוד דקה או שניים לפני שליחת האימייל בשביל לבדוק – האם העברתם את כל המידע הנחוץ? האם יש עוד פרטים שיכול להיות שהצד השני יצטרך מכם? נסו לצפות מראש מה תהיה התגובה של הצד השני ולתת לה מענה כבר באימייל הנוכחי. זה יחסוך לשניכם המון זמן.
  3. תקצירים למכותבים חדשים – אם אתם מצרפים מישהו לשיחה קיימת, בעיקר אם מדובר בתכתובת שנמשכת זמן מה, תקדישו עוד דקה בשביל לכתוב לו תקציר של מה שנדון על לאותו רגע, מדוע הוא צורף לשיחה ומה נחוץ ממנו. לאף אחד אין כוח או רצון לקרוא תכתובת של יומיים בין 4 אנשים רק כדי לגלות בסוף שצירפו אותו כי רוצים שהוא ישלח קובץ שבמקרה שמור רק על המחשב שלו.
  4. צרפו רק את מי שרלוונטי בהמשך ישיר לסעיף הקודם – אל תצרפו לתכתובות אימיילים אנשים רק כדי שידעו מה קורה. אם אין לאנשים האלה מה לתרום לשיחה אז המייל שלהם סתם יוצף בתכתובות מיותרות והם יופרעו בעבודתם פעם אחר פעם. אם חשוב לכם שהם ידעו מה קורה, השקיעו קצת זמן בסיום השיחה וכתבו להם מייל מסכם של מה שהיה.
    ובאותה נימה, קורה ששיחה קבוצתית בנושא עבודה גולשת לאיתה למעין שיחה פרטית יותר בין שני מכותבים. שימו לב אם זה קורה לכם והסירו את השאר.
  5. אל תתקשרו רגע אחרי – בהמשך לפיסקת הפתיחה, אחת ההרגלים הנפוצים והמציקים ביותר זה לשלוח מייל ואז להתקשר לוודא שהצד השני קיבל וקרא. יכול להיות שמה ששלחתם מאוד חשוב לכם ואתם רוצים שזה יטופל באופן מיידי, אבל אתם צריכים לכבד את העובדה שגם לצד השני יש משימות משלו ויש חלוקת זמן משלו. אם משהו הוא ממש דחוף עבורכם סמנו זאת באימייל בין אם באמצעות סימן הקריאה האדום של האאוטלוק או באמצעות הוסף המילה "דחוף" בכותרת. אבל, ואני לא יכול להדגיש את זה יותר מדי, אל תהפכו את זה להרגל. אם בכל מייל שני שלכם תופיע המילה דחוף, אז מבחינת הצד השני זה אומר שאף מייל שלכם הוא לא דחוף באמת.
  6. אל תציפו – אם אתם יודעים שאתם עושים פעולה שבמהלכה תצטרכו לפנות לאותו בן אדם עם כמה שאלות/הבהרות/דרישות, אחדו את כל אותן פניות לאימייל אחד. זה נורא נוח לשלוח אימייל באותו רגע שהשאלה/דרישה/הבהרה עולה בראשנו, אבל אם תציפו את תיבת המייל של הנמען, הוא רק ילמד להתעלם מהמיילים שלכם או לחילופין יענה על 2 מתוך ה 8 ויחליט שבזה הוא עשה את היומית שלו. אימייל אחד עם רשימה מסודרת יהיה נוח יותר בסופו של דבר לשני הצדדים.

תזכרו: אם תשקיעו קצת זמן בלחסוך לאחרים הרבה זמן, תגלו שיש לכם הרבה יותר זמן פנוי.

תגיות: , ,

תגובה אחת

  • אני מקווה שלמדתי מהמייל הזה. לפי מיטב זכרוני, אף פעם לא עבדתי בעבודה שמצריכה שליחה, קריאה וכתיבת מיילים אלקטרוניים. אולי בעתיד. אווטלוק אף פעם לא עבדתי איתו ממש. אולי פעם מזמן, מהבית, ולא מעבודה. יש לי כיום 2 מיילים, ווב מייל פרטיים, לאחרונה יחסית, הפריימרי שלי זה ג'ימייל, והוטמייל. (מעניין אם אצליח לבדוק אותו הלילה). בקיצור, מקווה שהפוסט הזה עזר לי. אלון מתפוז 🙂

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *